議事録は「決まったこと」から書く。上流の会議を進める記録の型

構想や要件定義の会議では、その場で決めることがたくさんあります。業務の範囲、今のやり方を残すかどうか、どの部署の要望を優先するか。こうした会議の議事録が、発言を時系列に並べただけのものになっていると、あとから読んでも何が決まったのかが分かりません。決まったはずのことが、次の会議でまた議論になる。上流のプロジェクトでよく見る光景です。

この記事では、PMOやコンサルとして会議の記録を任されたときに使える、議事録の型を紹介します。中心にあるのは、決定事項・未決事項・宿題を先頭に置くという単純な考え方です。あわせて、会議中の確かめ方、送るタイミング、合意がずれたときの取り直し方も書きます。

発言を並べた議事録は、読まれない

議事録を読むのは、会議に出た人だけではありません。欠席した人、会議の結果を受けて作業をする人、上位の責任者。こうした人たちが知りたいのは、だれが何を言ったかではなく、何が決まり、自分は何をすればよいかです。

たとえば、「課長より、今の承認の流れは残したいとの発言あり。担当者より、二重入力になる懸念が示された。部長より、引き続き検討との発言」と書かれた議事録があるとします。読んだ人は、承認の流れを残すのか残さないのか、だれがいつまでに何を検討するのかが分かりません。発言の記録としては正確でも、仕事を前に進める役には立っていません。

発言録が必要な場面もあります。後から経緯をたどる必要がある論点や、監査の対象になる決定などです。その場合でも、発言の記録は後ろに回し、先頭には結論を置きます。読む人が冒頭の数行で用件を済ませられる形にしておくのが基本です。

会議の文字起こしを自動でとれる環境も増えました。便利な道具ですが、文字起こしはそのままでは発言録です。どれだけ正確に記録されていても、何が決まったのかを読み取る作業は、読む人に残されたままになります。文字起こしは後から確かめるための材料として手元に置き、議事録そのものは、決まったことを中心に書き直したものを送ります。客先によっては録音や文字起こしツールの利用にルールがあるので、使う前に確認しておきます。

先頭に置くのは、決定事項・未決事項・宿題の3つ

議事録の冒頭には、次の3つをこの順で置きます。会議の名前、日時、出席者といった基本情報のすぐ下です。

決定事項

会議で決まったことを、1項目1文で書きます。「〜とする」「〜は対象外とする」のように言い切ります。決まった理由や前提があれば、短く添えます。たとえば「月次の締め処理は今の手順を残す。ただし、二重入力の解消は次の段階で検討する」と書けば、何が決まり、何が残っているかが一度に伝わります。

未決事項

話し合ったが決まらなかったことです。ここを書かない議事録が多いのですが、上流の会議ではむしろ欠かせない情報です。なぜ決まらなかったのか（材料が足りない、決める人がいなかった、部署間で意見が分かれた）と、いつどの場で決めるかを書きます。未決事項に決める場と時期が書かれていれば、話が宙に浮いたままになるのを防げます。

宿題

会議のあとに、だれが、何を、いつまでにするかです。担当は部署名ではなく個人の名前で書きます。「情報システム部で確認」ではなく、確認する人の名前を書きます。期限は「来週中」ではなく日付で書きます。宿題が未決事項を決めるための材料集めであれば、どの未決事項につながるのかも書いておくと、次の会議の準備がしやすくなります。

この3つのあとに、次回の日程と議題の予定、会議で使った資料の置き場所を書きます。そのあとに、必要であれば話し合いの経緯や主な意見を続けます。経緯の部分は、論点ごとに短くまとめ、だれがどんな理由でどの案を推したのかが分かる程度にとどめます。全部を書き残そうとすると、また発言録に戻ってしまいます。

言葉の選び方で、あいまいさを残さない

型を決めても、中に書く言葉があいまいだと効果が薄れます。議事録で特に気をつけたい言葉があります。

• 「検討する」：だれが、何を比べて、いつまでに結論を出すのかを書く
• 「調整する」：だれとだれの間で、何を合わせるのかを書く
• 「確認する」：だれに何を確認し、その結果で何が決まるのかを書く
• 「基本的に」「原則として」：例外が何かを書くか、言葉ごと外す

たとえば、会議の最後に部長が「その件は引き続き検討しましょう」と言って終わる場面です。そのまま「引き続き検討」と書くと、何も決まっていないのと同じです。議事録を書く側が、「だれが、何を、いつまでに」に置き換えて書く必要があります。置き換えるための情報が足りなければ、会議の場で聞きます。

書き換えの例を挙げます。「帳票の出力形式について、引き続き検討する」という一文は、たとえば「宿題：帳票の出力形式について、今の形式を残す案と新しい形式に変える案の比較を、情報システム部の担当者が〇日までにまとめる。結果をもとに、次回の定例で決める」と書き直せます。長くはなりますが、読んだ人が次に何をすればよいかで迷うことはありません。

主語を落とさないことにも気を配ります。日本語の会議では、主語がないまま話が進むことがよくあります。議事録では「〜することになった」ではなく、「〜部が〜する」と書きます。主語を補うときに迷ったら、自分で決めずに確認します。

数字や固有の名前も、あいまいにしないよう気をつけます。「対象の拠点」と書くより、どの拠点かを並べて書きます。「前回の資料」と書くより、資料の名前と日付を書きます。会議の場ではみんなが同じものを思い浮かべていても、数か月後に読み返したときには分からなくなっています。上流の決定は、後の工程で何度も読み返されるものです。そのときに迷わない書き方をしておきます。

会議の最後の数分で、決まったことを読み上げる

議事録の中身は、会議が終わってから書き起こすより、会議の中で固めてしまうほうが確実です。そのために、会議の最後の数分を「決まったことの確認」に使います。

やり方は単純です。会議の終わりに、記録係が画面に議事録の下書きを映し、決定事項・未決事項・宿題を読み上げます。「決定事項は2点です。1点目、〜。2点目、〜。未決事項は1点で、来週の定例で決めます。宿題は3点です」。出席者はその場で、違っていれば訂正できます。宿題を振られた人が、自分の名前と期限を目で確かめられるのも大きな利点です。

この確認を毎回続けると、会議の進め方そのものが変わってきます。最後に読み上げられると分かっていれば、出席者は「で、結局どうするのか」を意識して話すようになります。決まらないまま時間切れになりそうなときも、司会が「これは未決事項として、次回に決めるでよいですか」と区切りをつけやすくなります。

オンラインの会議では、この確認がさらに役に立ちます。画面越しだと、うなずきや表情から合意を読み取りにくく、だれかが納得していないまま会議が終わることがあります。画面に下書きを映して「この内容でよろしいでしょうか」と聞き、異論がないことを言葉で確かめておけば、後から「聞いていない」と言われる場面が減ります。

気をつけたいのは、読み上げで新しい議論を始めてしまうことです。読み上げは確認のための時間です。内容に異論が出たら、その場で決め直すか、未決事項に移すかを司会に判断してもらい、確認の時間が延びすぎないようにします。

送るのは当日中、遅くとも翌営業日の午前

議事録は、会議の記憶が残っているうちに届けるほど役に立ちます。送るのが遅れると、出席者はそれぞれの記憶で動き出し、少しずつ違う理解のまま作業が進んでしまいます。

目安は当日中です。どうしても難しい日は、翌営業日の午前までに送ります。清書に時間がかかる場合は、先に決定事項・未決事項・宿題だけを短いメールで送り、全文は後から共有する形でもかまいません。宿題の期限が近いときは、この速報が特に役に立ちます。

送るときのメールには、確認の期限を書き添えます。たとえば「内容に相違がありましたら、〇日までにご連絡ください。ご連絡がない場合は、この内容で確定とさせていただきます」といった一文です。期限を決めておかないと、いつ確定したのかがあいまいになります。

送り先も考えておきます。出席者に加えて、欠席した関係者、宿題を振られたが出席していなかった人、結果を知っておくべき上位の責任者などです。上位の責任者には、全文を送るより、決定事項と未決事項だけを短く伝えるほうが読まれやすい場合もあります。だれに何を送るかは、会議ごとに一度決めてしまえば、毎回考える手間はかかりません。

確定版をどこに置くかも決めておきます。メールに添付するだけでなく、共有フォルダの決まった場所に保存し、ファイル名に会議名と日付を入れます。あとから「あの件はいつ決まったのか」を探すとき、置き場所が決まっているかどうかで手間が大きく変わります。

合意がずれたときは、早めに取り直す

議事録を送ったあと、「そういう意味で言ったのではない」「その決定には同意していない」と返ってくることがあります。上流の会議では、こうしたずれが後になるほど大きな手戻りにつながります。ずれが見つかったのは、早いうちに分かってよかったと考えて対応します。

まず、返ってきた指摘の中身を分けます。書き方の問題なのか、決定そのものへの異論なのか。書き方の問題なら、表現を直して修正版を送れば済みます。決定そのものへの異論であれば、記録係が一人で書き換えてはいけません。決めた場の責任者に伝え、どう扱うかを判断してもらいます。

取り直しの方法は、いくつかあります。

1. 次回の会議の冒頭で、前回の決定事項を確認する時間を取る
2. 関係者が限られる論点なら、個別に話して認識を合わせ、その結果を全員に共有する
3. 決定を取り消す場合は、取り消したことと理由を議事録に残す

どの方法でも、修正したことが分かるように記録を残します。最初の議事録を上書きして消すのではなく、修正版として出し直し、何をどう直したかを冒頭に書きます。決定が変わった経緯が追えるようにしておくと、同じ議論の繰り返しを防げます。

ずれを防ぐには、未決事項を会議をまたいで追いかけることも効きます。議事録ごとに未決事項を書いても、次の議事録に引き継がれなければ、いつのまにか消えてしまいます。未決事項だけを集めた一覧を別に持ち、いつの会議で出たものか、いつどこで決める予定かを並べておきます。定例の冒頭でこの一覧を確認すれば、決まらないまま忘れられていた論点に早く気づけます。

気をつけたいのは、異論を言った人を会議の場で責めるような形にしないことです。会議の中では言いにくかったことを、議事録を見て初めて言えたのかもしれません。異論が出てくるのは、合意がしっかりしていく途中の姿でもあります。

次の会議から、この型を試すために

議事録の型は、いきなり全部の会議で変える必要はありません。自分が記録を担当している会議を1つ選び、冒頭に決定事項・未決事項・宿題の3つの欄をつくるところから始めてみてください。最後の数分で読み上げる時間をもらえるよう、司会の方に事前にひと言お願いしておくと、最初の回から形になります。

数回続けて、出席者から「議事録の最初を見れば分かるので助かる」といった反応があれば、ほかの会議にも広げる頃合いです。型そのものより、決まったことが早く、はっきり届くことのほうに価値があります。その手応えを感じられたら、型は自然に定着していきます。